Dans cette vidéo, nous allons examiner la conception et la structuration
d'une feuille de calcul Excel.
Nous ne vous donnerons pas de règles strictes et rapides.
La conception et la structure dépendront du contexte dans lequel vous travaillez.
Les cahiers de travail pour les modèles financiers différeront probablement
par rapport aux cahiers d'ingénierie structurelle.
Les comptables auront des priorités et des conventions différentes de celles des analystes de données.
La conception et la structure de votre feuille de calcul changeront probablement
selon qu'il s'agit d'une solution rapide et sale pour vos yeux seulement, ou
si elle est conçue pour être utilisée par toute une équipe de personnes.
Donc, avant de commencer,
prenez toujours un moment pour examiner soigneusement votre environnement d'affaires.
Que faut-il faire avec votre feuille de calcul ?
Et qui va l'utiliser ?
Plus vous deviendrez avancé dans l'utilisation d'Excel,
plus vous vous rendrez compte que le recueil de règles devient moins fiable et
que vous devez de plus en plus compter sur votre jugement et votre expérience.
Mais en général,
il y a quelques principes qui devraient toujours guider votre prise de décision.
D'abord et avant tout, nos cahiers doivent être exacts.
Cela signifie valider la saisie des données dans la mesure du possible en utilisant des formules robustes et
en s'assurant que ces formules sont à la fois correctes et vérifiables.
Nous devons également viser la flexibilité.
Un classeur flexible répondra bien au changement.
Et c'est une bonne idée de toujours concevoir avec le changement à l'esprit. En évitant les valeurs et formules codées en dur
, par exemple, et la saisie double des mêmes données,
, nous pouvons nous assurer que nos classeurs restent flexibles malgré les changements futurs.
En lien étroit avec cela, nos feuilles de calcul doivent être réactives.
En d'autres termes, si nous ajoutons une nouvelle valeur à une liste de recherche,
nous voulons que cela apparaisse automatiquement dans nos listes déroulantes.
Si nous ajoutons de nouvelles données,
nous voulons qu'elles soient automatiquement récupérées par n'importe lequel de nos calculs.
Donc, cela est lié à la flexibilité, mais
il s'agit aussi du classeur qui répond aux changements des utilisateurs.
Nos cahiers devraient être faciles à entretenir.
Une bonne règle générale est de garder les choses simples.
Macros, par exemple, peuvent être une solution géniale et tentante, mais sont souvent difficiles à maintenir
, surtout si le programmeur original a passé à un nouveau travail.
Alors essayez d'explorer d'abord le chemin le plus simple vers une solution à vos problèmes.
Assurez-vous que les formules sont transparentes afin qu'elles puissent être comprises par les autres.
Et documentez les hypothèses que vous utilisez dans votre conception et vos calculs pour
vous-même et les autres.
Et enfin, votre feuille de calcul doit être conviviale.
Pensez à qui va utiliser le classeur après l'avoir créé.
Et n'oubliez pas que cela inclut votre futur moi
en tant que l'un de ces utilisateurs six mois sur la piste.
Jetons un coup d'oeil à l'affaire de cette semaine.
Alex va concevoir un classeur pour produire un rapport de vente pour
un agent immobilier à Melbourne.
La première chose qu'il doit faire est de réfléchir à la façon dont il va structurer et
tracer son cahier de travail.
Cet exercice est parfois appelé encadrement métallique et
peut être fait sur stylo et papier.
Donc, avant de commencer,
prend peut-être un moment pour esquisser ce que vos entrées vont être.
Quel genre de calculs allez-vous faire ?
Et considérez toutes les hypothèses que vous faites et à quoi ressemblera la sortie.
Le rapport des ventes serait basé sur les données des ventes saisies manuellement dans Excel.
Plusieurs personnes travailleront sur ce fichier en bas de la piste, donc
convivialité est une considération clé.
Nous allons également créer des calculs pour générer les résumés dont nous avons besoin pour
le rapport.
Il y a une tentation de tout mettre en une seule feuille, mais
ce n'est généralement pas une bonne idée.
Gardez vos données brutes séparées.
Cela garantit que votre entrée d'origine reste intacte et
vous ne finissez pas par l'endommager, ce qui peut facilement se produire.
Dans tous les classeurs sauf les plus simples,
c'est vraiment une bonne idée d'atteindre ce degré de séparation entre vos données,
c'est-à-dire votre entrée, vos calculs et votre sortie et votre présentation.
Donc, en arrivant à gauche ici, nous avons nos données brutes.
Un peu plus tard cette semaine,
, nous allons parler de la façon dont nous pouvons nous assurer que nos feuilles de calcul sont auto-documentées, et
étiqueter tout est l'une de ces mesures que nous devons prendre.
Alors étiquettez vos onglets.
Il est important d'utiliser une description simple et significative.
Dans notre cas, nous nommons la feuille, Données.
Nous voyons souvent des feuilles de calcul où les données commencent dans la cellule A1.
Envisagez de laisser au moins deux ou trois lignes en haut pour plus tard sur place
filtres avancés, calculs récapitulatifs, ou même quelque chose d'aussi simple qu'un titre.
Pour l'instant, nous allons entrer une rubrique ici, qui est Melbourne Sales.
Il est important de conserver les données associées dans une table continue.
Si nous ne parvenons pas à configurer nos feuilles de calcul comme ça, il peut devenir impossible d'utiliser des fonctionnalités puissantes
comme les tableaux croisés dynamiques et la fonction de sous-totalisation.
Alors regardons de plus près les données que nous avons déjà ici.
Nous voulons nous assurer que chaque colonne a une rubrique sensée et unique.
Encore une fois, ces noms de titre doivent être descriptifs et significatifs.
Nous voulons également nous assurer dans chaque colonne que nous n'avons qu'une seule information.
Donc, par exemple, ne mettez pas le prénom et le nom dans la même colonne
si vous pouvez l'éviter, car cela limitera ce que vous pouvez faire avec les données plus tard.
Pour vous assurer que vos calculs fonctionnent correctement,
, il est essentiel que vous ne mélangiez pas les chiffres avec le texte dans la mesure du possible.
Donc, ne mettez pas de données de texte dans des colonnes sur lesquelles vous voudrez peut-être effectuer des calculs plus tard sur
.
Donc, par exemple,
si vous ne savez pas quel est le prix de vente, laissez la cellule vide ou mettez un zéro.
Ne mettez pas quelque chose comme un point d'interrogation, car cela va causer des problèmes plus tard.
Quand il s'agit de structurer réellement vos données, vous voulez les organiser de sorte que
des informations similaires restent ensemble.
Par exemple,
vous pouvez voir ici que les informations d'adresse apparaissent à des endroits séparés.
Du point de vue de la saisie des données, cela risque de causer de la confusion.
Alors déplacons-les ensemble.
Nous sélectionnons la colonne.
Déplacez le pointeur de la souris sur le cadre de sélection, puis cliquez avec le bouton droit et faites glisser
, puis choisissez Maj+Droite et déplacez.
Là, belle.
Maintenant, il y a quelques choses que nous voulons éviter lorsque nous travaillons avec des ensembles de données.
Ne placez pas de lignes ou de colonnes vides dans un seul ensemble de données.
Cela causera des problèmes.
Aussi, évitez de fusionner les cellules à tout prix,
car cela deviendra inévitablement problématique.
Si vous voulez centrer votre titre,
vous pouvez utiliser une option appelée Centrer au-dessus de la sélection.
Pour ce faire, sélectionnez une plage de cellules dans une seule rangée,
comme nous le ferons ici en haut, et comme vous le feriez lors de la fusion de cellules.
Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Format des cellules.
Cliquez sur l'onglet Alignement.
Cliquez sur la flèche déroulante Horizontale et sélectionnez Centrer au-dessus de la sélection, puis OK.
Cela semble maintenant que les cellules sont fusionnées, mais
en fait, vous avez maintenu chaque cellule individuelle.
Mais la valeur de la cellule de droite est maintenant centrée sur la sélection.
Au fur et à mesure que nous commençons à ajouter des données, nous voulons nous assurer que tous les calculs que nous créons
incluront les nouvelles valeurs ajoutées.
Donc, vraiment bonne pratique avec des données brutes est de les mettre dans une table.
Nous avons couvert les nombreux avantages de travailler avec des tables dans l'un des cours
précédents.
Et vous vous souviendrez que le principal avantage d'avoir une table
est que les tables augmenteront automatiquement au fur et à mesure que votre ensemble de données grandit.
Et nous verrons pourquoi c'est si
important quand nous commençons à travailler avec nos calculs.
Donc, Ctrl+T, assurez-vous que vous avez coché que vos données ont des en-têtes, et OK.
Si vous n'aimez pas le formatage en particulier, cliquez sur la liste déroulante afin que
vous puissiez l'effacer complètement, ou vous pouvez opter pour quelque chose d'un peu plus simple.
Je vais juste opter pour un peu plus simple, éteindre les rangées baguées.
Et surtout, nommez votre table.
Maintenant, nous allons suivre la convention de nommage de toujours nommer nos tables
tbl_ suivi du nom.
Et la raison en est, est que chaque fois que nous voulons effectuer une recherche dans
une table, si nous la préfacons avec tbl, cela rend facile de trouver ces tables et
nous sommes capables de les distinguer des autres plages nommées.
En ce qui concerne la saisie de données,
, nous voulons nous assurer que nos processus sont aussi efficaces et fiables que possible.
Donc, vous pouvez ajouter une liste déroulante ici sur la méthode pour dire que c'est Enchère ou
Vente, ou une autre liste déroulante pour le type de propriété.
Cela aidera à prévenir les erreurs et à accélérer la saisie des données.
Dans la mesure du possible,
, nous voulons aussi éviter aux utilisateurs d'avoir à taper des informations dont ils n'ont pas besoin.
Ainsi, par exemple, une banlieue appartiendra toujours à la même région.
Donc, nous ne devrions pas avoir à taper la région.
Nous devrions permettre à Excel de le faire automatiquement pour accélérer les choses et
éviter les erreurs des utilisateurs.
Donc ce que nous allons faire ici c'est que nous allons sélectionner toutes les données de Banlieue
jusqu'à la fin de notre Région, copiez ça, et
nous allons créer notre première recherche.
Alors je vais venir à Sheet1, que je vais appeler Lookup, et
puis coller les données.
Notez que je viens de coller les valeurs, donc nous ne tirons pas la table à travers.
Maintenant, malheureusement, une banlieue pourrait tomber dans différentes zones du conseil, donc
nous ne pouvons pas le chercher automatiquement.
Rappelez-vous que les fonctions de recherche n'ont de sens
que lorsqu'il y a une correspondance un-à-un entre la valeur de recherche et la valeur de retour.
C'est le genre d'hypothèse dont vous devez être sûr.
Maintenant, nous avons vérifié cela et
nous sommes sûrs qu'une banlieue tombe toujours dans une certaine région.
Alors nous y voilà, et nous nous débarrassons du conseil.
Et puis nous allons utiliser rapidement notre onglet de données pour supprimer les doublons.
Avant de passer à autre chose, je vais nommer ces données.
L'utilisation de plages nommées présente un certain nombre d'avantages.
Les formules deviennent plus faciles à lire et à comprendre lorsque nous utilisons des plages nommées.
Et une fois de plus, alors que nous commençons à changer les choses, les plages nommées nous donneront
cette réactivité que nous recherchons, surtout lorsque nos données sont stockées dans
une table et que la plage nommée s'étend automatiquement avec la table.
Nous allons donc nommer ces deux gammes.
Sélectionnons toutes les données.
Et puis j'utilise mon onglet Formules pour créer à partir de la sélection juste la ligne supérieure.
Et je vais nommer ces deux colonnes en utilisant le titre.
Alors maintenant j'ai une plage nommée Suburb et une plage nommée Region.
Et après avoir fait cela, je vais créer une autre table.
Et la raison pour laquelle je vais le faire est pour que nous ayons cet élément
de réactivité au cas où nous aurions besoin d'ajouter une banlieue ou une région à l'avenir.
Donc Ctrl+T pour créer une table, OK, et
appelons-le rapidement, tbl_suburbs.
Maintenant, nous avons tout configuré pour créer notre calcul,
que nous ferons dans la prochaine vidéo.
Mais juste avant de passer aux calculs,
jetons un coup d'œil à quoi ressemblera notre rapport.
Donc, nous allons cliquer ici et nous allons simplement appeler ce rapport.
Et encore une fois, nous voulons passer un peu d'exercice de cadrage métallique.
Vous pouvez simplement utiliser quelques formes pour avoir une idée de placement.
Et puis plus tard, vous les remplacerez par vos graphiques ou vos valeurs réelles.
Alors juste un exercice rapide alors que nous allons prendre quelques formes.
Je vais dire, eh bien, en haut,
nous allons voir un cap, et ensuite j'ai besoin d'une autre forme.
Et puis nous aurons probablement une sorte de tableau, donnant un aperçu.
Donc ce sera un graphique montrant les tendances.
Et puis une forme légèrement différente ici.
Nous allons en fait avoir quelques statistiques sommaires et puis peut-être en dessous nous aurons
quelques graphiques différents, qui nous montrent peut-être quelque chose d'un peu différent.
Donc c'est si simple, mais cela signifie que vous commencez à penser un peu à
ce que vos sorties vont être et comment vous allez les exposer.
Dans la prochaine vidéo, nous allons chercher à créer ces calculs et
certains des bons choix à faire dans le processus.