Einer der häufigsten Probleme für Geschäftsinhaber
und Analysten ist
Formatieren von Daten aus anderen Systemen
, die nach Excel exportiert werden.
Quickbooks, die beliebteste
Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen
ist dafür ziemlich berüchtigt.
Nehmen wir an, wir haben
Daten aus QuickBooks und nach Excel exportiert.
Wir möchten die Formatierung auf etwas fixieren
, das wir analysieren können.
Wie trennen wir
den Inhalt einer Zelle in mehrere Zellen.
Wie können wir denselben Wert in Zellen wiederholen?
Sie schleppen Sie nicht nur,
sondern tun Sie es auf kluge Weise.
Dies ist ein Beispiel-GL-Bericht in seinem Rohformat.
Sie werden zuerst feststellen, dass die Kontonummer und
der Kontoname nicht
dieselbe Zelle anstelle von zwei separaten Zellen sind.
Sie haben auch bemerkt, dass es hier viele leere Zeilen gibt
,
diese Informationen in jeder dieser Zeilen nicht wie erwartet wiederholen
.
Wenn dies ein größerer Bericht wäre,
könnten Sie ihn nicht in einer Pivot-Tabelle analysieren.
Und selbst hier können wir es nicht nach Spalte filtern.
Zuerst möchten Sie hier links eine Handvoll Zeilen einfügen
.
Ich werde diese ein bisschen größer machen, damit wir hier in Spalte F sehen können, dass
hier in Spalte F sehen können,
wir die CONCAT Formel verwenden,
die eine Textformel ist und einfach
jeden Textwertebereich kombiniert.
Was ich getan habe, ist, dass ich einfach etwas gesagt habe,
jeden Textwert, der in Spalte G, H,
I, J oder K. Bring das vorbei und lege es in die Zelle.
Ich ziehe das hier bis zum Ende unserer Daten runter.
Sie können also in diesen leeren Zeilen sehen,
dass es nichts zurückgibt.
Wenn es zum Beispiel irgendeine Art
von Texten gäbe, würde dies dies voranbringen.
Sobald wir das haben,
wollen wir den Bericht.
Wir möchten, dass die Zellen Daten enthalten, und wir möchten, dass sie
die richtige Kontonummer und den richtigen Kontonamen wiederholen
.
Diese Zelle, wo werden wir machen, ist, dass wir
eine if-Aussage eintragen.
Wir verwenden hier die logische Formel und sagen
ob diese Zelle leer ist, und dazu
öffnen und schließen Sie in Excel einfach Anführungszeichen.
Wenn das leer ist,
möchten wir, wir möchten,
diese Formel den Wert zurückgibt
, der sich direkt über der Zelle befindet.
Dies wird in einer Sekunde sinnvoll sein.
Wenn das nicht der Fall ist, wenn das falsch ist,
wenn diese Zelle nicht leer ist und wir möchten
sie zurückgibt, was sich tatsächlich in dieser Zelle befindet.
Auch hier ist die IF-Funktion in Excel,
wir sagen, dass die Logiktests hier sind, ist
diese Eule leer oder nicht?
Wenn es leer ist, geben wir alles zurück
, was sich in der Zelle befindet, direkt darüber.
Wenn es nicht leer ist,
wenn etwas drin ist
und dann werden wir diese Daten zurückgeben
. Lassen Sie mich das größer machen.
Ich schneide das alles hier unten ab.
Du wirst sehen, dass es sich jetzt wiederholt.
Dies ist richtig, weil alles , was
alle Daten, die in diesem enthalten wären,
diese Zeilen hier, zu dieser Kontonummer und zu diesem Kontonamen gehören
.
Sie haben es einfach nicht so aufgenommen, wie es in einer Software formatiert wurde
.
Was wir jetzt tun wollen, ist, dass ich das kopiere
und ein paar Spalten durchgehen werde.
Und das wird in einer Minute Sinn ergeben.
Also kopiere einfach und füge es ein.
Ich möchte es als Werte Special einfügen.
Wenn Sie jedoch Einfügen kopieren, bewegt es sich standardmäßig
nur über die Formel, die sich ansieht.
Sie müssen nur ein Paste Special machen und Texte auswählen.
Jetzt, da dies hervorgehoben ist,
verwende ich die Funktion „Text zu
Spalten“ und das Datenband in Excel.
Aber bevor ich das mache,
werde ich diesen Charakter einfach hinter mir behalten.
Ich kopiere es, weil ich diesen Charakter nicht habe.
Meine Tastatur. Wenn es ein Sternchen wäre oder wenn es ein Bindestrich wäre,
könnte ich einfach eine Tastatur benutzen.
Ich müsste nicht kopieren. Aber in diesem Fall tue ich es.
Und das ist in einer Sekunde sinnvoll.
Also werde ich das tun, dass ich
die ganze Spalte auswähle.
Text in Spalten. Wir haben zwei Möglichkeiten.
Wir könnten eine feste Breite machen oder
eine getrennte feste Breite wäre sinnvoll
, wenn es jedes Mal die gleiche Anzahl
von Zeichen gibt.
In diesem Fall weiß ich nicht, dass das Konto,
die Kontonummer immer die gleiche Anzahl von Ziffern haben wird
.
Ich gehe zu abgegrenzt.
Und ich werde das, was sich in der Zelle befindet, basierend auf einem Charakter trennen
.
Du kannst es benutzen.
Standardmäßig Komma-Space-Register.
Wir haben hier einen Sondercharakter.
Ich füge diesen Charakter ein und dann habe ich es einfach
kopiert, habe es nicht aufgenommen.
Lassen Sie mich wieder hier raus
stellen Sie sicher, dass ich das richtig kopiere.
Control C. Ich markiere
den gesamten Spaltentext in Spalten, die getrennt sind.
Und ich werde jetzt V steuern, um einzufügen und auf Fertig zu klicken.
Was Sie also sehen, ist, dass es eine Zelle in zwei Zellen ausbrach
.
Die erste Kachel, Sie haben nur die Kontonummer, alles,
was sich links von diesem Zeichen befand,
diese Spalte, alles, was sich
rechts von diesem Zeichen oder dem Kontonamen befand.
Jetzt, da ich das habe, könnte ich einfach
Spaltennamen erstellen.
Dies ist die Kontonummer und dies ist der Kontoname.
Und ich kann all diese anderen Spalten löschen
da dies Informationen sind , die wir nicht mehr benötigen.
Es ist hier für ihn schön aufgeräumt.
Wenn wir nun einen Pivot ausführen oder sogar einen einfachen Filter machen wollten
,
haben wir Daten und alle diese Spalten.