Excel nous permet d'enregistrer nos classeurs dans plusieurs formats différents.
Ce que cela signifie, c'est que vous n'avez pas toujours à l'enregistrer dans un format Excel.
Vous pouvez l'enregistrer en tant que fichier PDF ou en tant que fichier de valeurs séparées par des virgules,
et ceux-ci peuvent être très utiles lorsque vous traitez avec des organisations ou des systèmes externes.
Dans cette vidéo, nous allons examiner certains des formats de fichiers les plus couramment utilisés.
Pour commencer, récapitons la façon dont nous procédons à l'enregistrement en tant que classeur Excel.
Donc, je viens de créer cette toute nouvelle feuille de calcul,
et je sais qu'elle est toute neuve parce qu'elle indique Book 1 en haut,
ce qui signifie qu'elle n'a pas encore été sauvegardée.
Maintenant, la première fois que vous venez enregistrer dans un classeur Excel,
vous devez faire un « Enregistrer sous »,
mais heureusement si vous oubliez et appuyez simplement sur « Enregistrer »,
Excel vous forcera à faire un « Enregistrer sous » de toute façon.
Maintenant, la première chose que vous devez faire est de décider où vous allez le mettre.
Si vous avez utilisé un dossier récemment,
il apparaîtra sur la droite,
sinon, vous devrez cliquer sur « Parcourir » pour trouver le dossier correct.
Nous voulons en fait mettre cela dans le dossier admin,
donc je vais sélectionner cela,
et je veux appeler ce fichier « Dépenses ».
J'ai donc choisi le bon dossier,
je lui ai donné un nom raisonnable,
et je veux l'enregistrer en tant que classeur Excel.
Je clique maintenant sur « Enregistrer ».
La prochaine fois que je veux enregistrer ce classeur,
je n'ai pas besoin de faire un « Enregistrer sous » à nouveau,
Je peux simplement appuyer sur le bouton « Enregistrer »,
et tous mes changements seront mis à jour.
Lorsque je décide que je veux enregistrer ceci dans un format différent,
cependant, alors je vais devoir faire un « Enregistrer sous ».
J'ai donc décidé de sauvegarder ceci en tant que PDF.
Maintenant, avant de passer par le processus,
quand nous arrivons à enregistrer au format PDF,
il va être similaire à l'impression en ce qu'il va essayer de l'insérer sur la page A4.
Si je viens à ma mise en page,
vous verrez que cela ne convient pas sur une page.
Il va le couper en deux,
et ça ne va pas être génial.
Donc, avant d'enregistrer le PDF,
je dois passer par mes paramètres de mise en page un peu comme si j'allais imprimer.
Donc, en arrivant à mon onglet de mise en page,
je vais changer mon orientation vers le paysage,
rendre mes marges étroites,
presque là, un petit changement.
Je vais définir ma largeur pour être une page.
C'est maintenant très bien.
Je suis maintenant prêt à enregistrer au format PDF,
donc je vais cliquer sur « Fichier » et « Enregistrer sous ».
Encore une fois, je dois spécifier le dossier où je voulais aller.
Le dossier admin est correct.
Encore une fois, je vais l'appeler Dépenses,
mais cette fois, je veux changer de type.
Donc, au lieu de classeur Excel,
je vais cliquer sur la liste déroulante et choisir PDF.
Je clique maintenant sur « Enregistrer ».
Tous les systèmes n'ouvriront pas automatiquement le PDF,
mais vous pouvez voir ici est mon PDF complet et il a l'air génial.
Je peux maintenant l'envoyer directement à mon patron.
Je vais fermer ceci et je vais juste regarder une option de plus.
Donc, en arrivant à notre fichier de ventes,
nous avons été invités à télécharger ceci sur le système,
mais il doit être converti en CSV.
CSV signifie simplement des valeurs séparées par des virgules.
C'est un type de fichier texte brut,
ce qui signifie que presque n'importe quel système peut le comprendre,
mais au lieu de s'organiser en colonnes comme celle-ci,
il prend chaque valeur et met une virgule entre eux.
Enregistrer en CSV est à peu près le même processus que nous avons connu auparavant,
sauf que nous n'avons pas besoin de nous soucier de la mise en forme
car CSV n'enregistrera pas le formatage de toute façon.
Alors nous allons et venons au fichier,
cliquez sur « Enregistrer sous », encore une fois,
nous voulions qu'il aille dans le dossier admin.
Nous sommes heureux de l'appeler Sales,
mais nous allons changer le type en CSV.
Nous cliquons maintenant sur « Enregistrer »,
et ça nous avertit qu'il ne peut enregistrer qu'une seule feuille.
Alors assurez-vous que vous êtes sur la bonne feuille avant de le faire.
Nous sommes, donc nous pouvons cliquer sur « OK ».
Maintenant, cela ne fait que nous avertir d'une perte de données possible,
rappelez-vous que les CSV ne peuvent pas prendre en charge les graphiques ou le formatage.
Ils ne stockeront que le texte réel et les valeurs numériques.
Ces données ont maintenant été enregistrées en CSV.
Lorsque vous ouvrez un fichier CSV dans Excel,
il le montrera bien dans les colonnes,
mais gardez à l'esprit, c'est juste un fichier texte.
C'est ainsi que vous allez enregistrer vos classeurs Excel dans d'autres formats.