Um dos pontos problemáticos mais comuns
para proprietários de empresas e analistas é
formatar dados de outros sistemas
exportados para o Excel.
Quickbooks, o software de contabilidade de pequenas empresas mais popular
software de contabilidade de pequenas empresas
é bastante notório por isso.
Vamos supor que exportamos
dados do QuickBooks e para o Excel.
Queremos corrigir a formatação
em algo que podemos analisar.
Como separamos
o conteúdo de uma célula em várias células.
Como podemos repetir o mesmo valor nas células?
Não apenas arrastando você,
mas fazendo isso de uma maneira inteligente.
Este é um exemplo de relatório GL em seu formato bruto.
Você notará primeiro que o número da conta e
o nome da conta não são
a mesma célula em vez de duas separadas.
Você também notou que há muitas
linhas em branco aqui que
essas informações não se repetem
em cada uma dessas linhas, como seria de esperar.
Se esse fosse um relatório maior,
você não conseguiria analisá-lo em uma tabela dinâmica.
E mesmo aqui não podemos filtrá-lo por coluna.
Então, primeiro, você deseja inserir
um punhado de linhas aqui à esquerda.
Vou torná-los um pouco maiores para que possamos
ver aqui na coluna F,
vamos usar a fórmula CONCAT, que é uma fórmula
de texto e combina apenas
qualquer intervalo de valores de texto.
O que eu fiz é que acabei de dizer qualquer coisa,
qualquer valor de texto que esteja na coluna G, H
, I, J ou K. Traga isso e coloque-o na célula.
Vou arrastar isso até o final de nossos dados aqui.
Então você pode ver nessas linhas em branco,
não está retornando nada.
Se, por exemplo, se houvesse algum tipo
de texto lá, isso traria isso.
Agora, uma vez que tenhamos isso,
queremos o relatório.
Queremos que as células tenham dados nele e queremos que ele repita o
número correto da conta
e o nome correto da conta.
Esta célula, onde vamos fazer é
colocar uma declaração if.
Vamos usar a fórmula lógica aqui e dizer que
se esta célula estiver em branco e, para fazer isso
, no Excel, basta abrir e fechar aspas.
Se isso estiver em branco,
queremos, queremos, queremos que
essa fórmula retorne
qualquer valor que esteja logo acima da célula.
Isso fará sentido em um segundo.
Se esse não for o caso, se for falso,
se esta célula não estiver em branco e queremos
ela retorne o que realmente está nessa célula.
Novamente, a função IF no Excel,
estamos dizendo que os testes lógicos aqui são,
esta coruja está em branco ou não?
Se estiver em branco, retornaremos o que estiver
na célula diretamente acima dela.
Se não estiver em branco,
se houver algo
lá dentro e então vamos retornar
esses dados. Deixe-me aumentar isso.
Eu cortei tudo isso todo o caminho aqui em baixo.
Você verá que agora está se repetindo.
Isso está correto porque tudo
o que todos os dados que estariam nisso,
essas linhas aqui, pertencem
ao número desta conta e ao nome dessa conta.
Eles simplesmente não estavam pegando da maneira que ele foi
formatado em um software.
Agora, o que queremos fazer é copiar isso
e vou passar algumas colunas.
E isso fará sentido em um minuto.
Então, basta copiar e colar.
Quero colá-lo como valores especiais.
Mas, por padrão, se você copiar colar,
ela simplesmente se move sobre a fórmula que está olhando.
Você só precisa fazer um colar especial e escolher textos.
Agora que isso está destacado,
vou usar a função de texto para
colunas e a faixa de dados no Excel.
Mas antes de fazer isso,
vou manter esse personagem.
Estou copiando porque não tenho esse personagem.
Meu teclado. Se fosse um asterisco ou se fosse um hífen,
eu poderia usar um teclado.
Eu não precisaria copiar. Mas neste caso eu faço.
E isso faz sentido em um segundo.
Então, vou fazer é selecionar a
coluna inteira.
Texto para colunas. Temos duas opções.
Poderíamos fazer largura fixa ou poderíamos fazer
uma largura fixa delimitada faria
sentido se houvesse o mesmo número
de caracteres toda vez.
Nesse caso, não sei se a conta, o
número da conta sempre será
o mesmo número de dígitos.
Vou delimitar.
E vou separar
o que está na célula com base em um personagem.
Você pode usar.
Por padrão, guia de espaço por vírgula.
Temos um personagem especial aqui.
Vou colar esse personagem e depois copiei
, não peguei.
Deixe-me voltar aqui,
certifique-se de que estou copiando isso corretamente.
Controle C. Destacarei
todo o texto da coluna para colunas delimitadas.
E agora vou controlar V para colar e apertar Finish.
Então agora o que você vê é que ele explodiu
o que era uma célula em duas células.
No primeiro bloco, você só tem o número da conta,
tudo o que estava à esquerda desse personagem,
esta coluna, tudo o que estava à
direita desse personagem ou do nome da conta.
Agora que eu tenho que eu poderia simplesmente
criar nomes de colunas.
Este é o número da conta e esse é o nome da conta.
E posso excluir todas essas outras colunas
porque essas são informações que não precisamos mais.
É limpo aqui para o seu bem.
Agora, se quiséssemos executar
um pivô ou até mesmo fazer um filtro simples,
temos dados e todas essas colunas.