L'un des problèmes les plus courants pour
les propriétaires d'entreprises et les analystes est
formatage des données provenant d'autres systèmes
exportés vers Excel.
Quickbooks, le logiciel de comptabilité pour petites entreprises le plus populaire
logiciel de comptabilité pour petites entreprises
est assez connu pour cela.
Supposons que nous ayons
exporté des données depuis QuickBooks et vers Excel.
Nous voulons fixer le formatage
à quelque chose que nous pouvons analyser.
Comment séparer
le contenu d'une cellule en plusieurs cellules ?
Comment répéter la même valeur dans les cellules ?
Non seulement vous traîner,
mais le faire de manière intelligente.
Il s'agit d'un exemple de rapport GL au format brut.
Vous remarquerez tout d'abord que le numéro de compte et
le nom du compte ne sont pas
la même cellule au lieu de deux cellules distinctes.
Vous avez également remarqué qu' il y a beaucoup de lignes vides
ici que
ces informations ne se répètent pas
dans chacune de ces lignes comme on peut s'y attendre.
S'il s'agissait d'un rapport plus important,
vous ne seriez pas en mesure de l' analyser dans un tableau croisé dynamique.
Et même ici, nous ne pouvons pas le filtrer par colonne.
Par conséquent, vous voulez d'abord insérer
quelques lignes ici à gauche.
Je vais les agrandir un peu pour que nous puissions
voir ici, dans la colonne F,
nous allons utiliser la formule CONCAT, qui est une formule
de texte et qui combine n'
importe quelle plage de valeurs de texte.
Ce que j'ai fait, c'est que je viens de dire n'importe quoi,
n'importe quelle valeur de texte figurant dans la colonne G, H
, I, J ou K. Apportez cela et placez-le dans la cellule.
Je vais faire glisser ça jusqu'à la fin de nos données ici.
Vous pouvez donc voir dans ces lignes vides,
ça ne retourne rien.
Si, par exemple, s' il y avait une sorte
de textes, cela permettrait de le faire.
Maintenant, une fois que nous en avons eu,
nous voulons le rapport.
Nous voulons que les cellules contiennent des données et nous voulons qu'elle
répète le bon numéro de compte
et le nom de compte corrects.
Cette cellule, où allons-nous faire, c'est que nous
allons faire une déclaration si.
Nous allons utiliser une formule logique ici et dire
si cette cellule est vide et pour ce faire,
dans Excel, il suffit d'ouvrir et de fermer des guillemets.
Si c'est vide,
nous le voulons, nous voulons
que cette formule renvoie la
valeur située juste au-dessus de la cellule.
Cela aura du sens dans une seconde.
Si ce n'est pas le cas, si c'est faux,
si cette cellule n'est pas vide et que nous voulons
qu'elle renvoie ce qu'il y a réellement dans cette cellule.
Encore une fois, la fonction IF dans Excel,
nous disons que les tests logiques ici sont
ce hibou est vide ou non ?
S'il est vide, nous allons renvoyer
tout ce qui se trouve dans la cellule juste au-dessus.
Si ce n'est pas vide,
s'il y a quelque chose là-dedans
, nous allons renvoyer
ces données. Laissez-moi agrandir ça.
J'ai coupé tout ça jusqu'ici.
Vous verrez que maintenant il se répète.
C'est exact car tout ce
que toutes les données qui se trouveraient dans ce document,
ces lignes ici, appartiennent
au numéro de compte et à ce nom de compte.
Ils ne l'ont simplement pas récupéré comme il était
formaté dans un logiciel.
Maintenant, ce que nous voulons faire, c'est que je vais copier ça
et je vais revenir sur quelques colonnes.
Et cela aura du sens dans une minute.
Il suffit donc de copier et de coller.
Je veux le coller en tant que valeurs spéciales.
Mais par défaut, si vous copiez le collage,
il se déplace simplement sur la formule examinée.
Il suffit de coller des textes spéciaux et de choisir des textes.
Maintenant que cela est mis en surbrillance,
je vais utiliser la fonction texte vers
colonnes et le ruban de données dans Excel.
Mais avant de faire ça,
je vais juste garder ce personnage.
Je le copie parce que je n'ai pas ce personnage.
Mon clavier. S'il s'agissait d'un astérisque ou d'un trait d'union,
je pourrais simplement utiliser un clavier.
Je n'aurais pas à copier. Mais dans ce cas, je le sais.
Et c'est logique dans une seconde.
Je vais donc choisir
toute la colonne.
Texte vers colonnes. Nous avons deux options.
Nous pourrions faire une largeur fixe ou
une largeur fixe délimitée serait logique
s'il y a le même nombre
de caractères à chaque fois.
Dans ce cas, je ne sais pas si le compte,
le numéro de compte sera toujours
le même nombre de chiffres.
Je vais passer à délimité.
Et je vais séparer ce
qu'il y a dans la cellule en fonction d'un personnage.
Vous pouvez utiliser.
Par défaut, onglet d'espace de virgules.
Nous avons ici un caractère spécial.
Je vais coller ce personnage, puis j'ai juste copié, je
ne l'ai pas ramassé.
Laissez-moi revenir ici,
assurez-vous de copier cela correctement.
Contrôle C. Je mettrai en surbrillance
le texte de la colonne en colonnes délimitées.
Et je vais maintenant contrôler V pour coller et appuyer sur Terminer.
Maintenant, ce que vous voyez, c' est qu'il a éclaté
ce qui était une cellule en deux cellules.
La première vignette, vous avez juste le numéro de compte,
tout ce qui se trouvait à gauche de ce personnage,
cette colonne, tout ce qui était à
droite de ce personnage ou le nom du compte.
Maintenant que j'ai pu simplement
créer des noms de colonnes.
Il s'agit du numéro de compte et il s'agit du nom du compte.
Et je peux supprimer toutes ces autres colonnes
car ce sont des informations dont nous n'avons plus besoin.
Il est nettoyé ici pour le sien.
Maintenant, si nous voulions exécuter
un pivot ou même faire un simple filtre,
nous avons des données et toutes ces colonnes.